24.01.2025
Tiedonhallintalautakunta 24.1.2025
Lausunto tiedonhallintalautakunnan kommentointipyyntöön säilytysaikasuosituksen liitteestä koskien opetustoimen osalta ammatillista koulutusta
Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry on laatinut lausunnon yhteistyössä asianhallinverkostonsa kanssa. Verkoston jäseninä ovat ammatillisen koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan asiantuntijat.
Ammatillisen koulutuksen järjestäjien tehtävät ja koulutusvalikoima vaihtelevat. Esimerkiksi osalla järjestäjistä on vaativan erityisen tuen tehtävä. Nämä eroavuudet vaikuttavat oleellisesti opetustoiminnassa syntyviin tietoaineistoihin. Tämän lisäksi koulutuksenjärjestäjien tiedonohjaussuunnitelmat voivat poiketa toisistaan. Näin koulutusten järjestäjien tarpeet asiakirjojen erittelyyn saattavat poiketa toisistaan.
Tietosuojan huomioiminen säilytysajoissa
Tietosuoja on oleellinen asiakirjojen säilyttämisessä huomioitava asia. On pohdittava, millä perusteella etenkin ”erityisten henkilötietoryhmien” tietoja sisältäviä asiakirjoja tulee säilyttää ja mikä on asianmukainen säilytysaika. Säilytysaikasuosituksessa olisi hyvä huomioida, että tietoaineistoja ei säilytetä tarpeettoman pitkään.
Säilytysaikojen laskentaperusteiden yhtenäistäminen
Säilytysajan laskentaperusteita on useita eri perusteita, kuten asian ratkaisu, voimassaoloaika, opiskeluaika, oppivelvollisuusajan päättyminen ja opiskeluoikeuden päättyminen. Laskentaperusteen tulisi olla yhtenäinen kaikille opiskelijaksi rekisteröidyille ja heitä koskevien asiakirjojen säilytykselle. Rekisteröinnin kannalta loogisin vaihtoehto laskentaperusteeksi olisi opiskeluoikeuden päättyminen. Tämä laskentaperuste palvelee parhaiten silloin, kun opiskelijoita koskevia asiakirjoja käsitellään asiarekisterissä.
Asianhallinnan selkeyden vuoksi säilytysajan laskentaperusteita on tärkeää yhtenäistää mahdollisimman paljon.
Määräaikaisen säilytyksen ensisijaisuus
Mahdollisimman monelle asiakirjalle tulisi määritellä määräaikainen säilytysaika, ei pysyvä. Esimerkiksi monijäsenisen toimielimen pöytäkirja voisi olla määräajan säilytettävä.
Monijäseninen toimielin päättää opiskeluoikeuden peruuttamisesta ja palauttamisesta, määräaikaisesta erottamisesta, asuntolasta erottamisesta sekä opiskelusta pidättämisestä. Tällöin pöytäkirja sisältää yksittäistä opiskelijaa koskevaa tietoa, jonka säilytysaika voisi olla enintään 10 vuotta opiskeluoikeuden päättymisestä.
Huomiot säilytysaikasuosituksen sisältöön
Koulutuksen järjestäjä päättää asiakirjan säilyttämisajan, jos säilytysaikaa ei ole säädetty laissa tai asiakirjaa ei ole määrätty pysyvään säilytykseen. Yhtenäisyyden ja koulutuksen järjestäjien resurssien käytön kannalta tärkeää olisi, että Tiedonhallintalautakunnan suositus kattaisi mahdollisimman hyvin koulutuksen järjestäjien toiminnassa muodostuvat ja käsiteltävät tietoaineistot.
Vaikka säilytysaikasuosituksessa ei voida huomioida kaikkia mahdollisesti opetustoimessa syntyviä asiakirjoja, on tarpeellista, että suositukseen lisätään joitakin siitä tällä hetkellä puuttuvia asiakirjoja. Suosituksesta kokonaan puuttuvat muun muassa seuraavat kokonaisuudet:
Hankkeet ovat useimmilla ammatillisen koulutuksen järjestäjillä talouden tehtäväluokassa. Näiden hankkeiden asiakirjojen säilytysajat määräytyvät rahoittajan ohjeiden mukaisesti. Tulisi pohtia, onko tarpeellista, että hankeasiakirjat näkyvät myös opetustoimen säilytysaikasuosituksessa.
Säilytysaikojen lisäksi on tärkeää, että suositukseen lisätään myös ne asiakirjat, joita ei saa tallentaa. Esimerkiksi rikosrekisteriotteen esittäminen on tällainen asiakirja. Asiakirjaa ei saa tallentaa. Vain asiakirjan esittäminen kirjataan järjestelmään.
Tiedonhallintalautakunta laatima säilytysaikasuositus ammatillisen koulutuksen opetustoimen asiakirjoista antaa hyvän pohjan Kansallisarkiston seulontapäätökselle.
AMKEn asianhallintaverkosto on valmis jatkossakin yhteistyöhön Tiedonhallinta- lautakunnan kanssa. Verkostolla on asiantuntemusta, joka voisi tuoda merkittävää lisäarvoa ammatillisen koulutuksen säilytysaikasuositukseen.
AMKEn asianhallintaverkoston jäsenorganisaatioiden edustajien tekemät erillishuomiot on toimitettu tiedonhallintalautakunnan sihteeri Suvi Metsärinta-Lehmusvaaralle.
Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry
Veli-Matti Lamppu, toimitusjohtaja
Leena Kokkonen, AMKEn asianhallintaverkoston puheenjohtaja
Lisätiedot:
asianhallintasihteeri Leena Kokkonen puh. 0440 496 248, leena.kokkonen@luksia.fi
Lataa lausunto tästäAmmattiosaamisen kehittämisyhtiö AMKE Oy Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry
Eteläranta 10
00130 Helsinki
