Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen ammatillisen koulutuksen järjestämisessä

05.10.2017

Ohjelmistorobotiikka on osa digitalisaatiota, joka on syntynyt valtavien ja jatkuvasti kasvavien tietomassojen hyödyntämisen tarpeesta. Ohjelmistorobotissa, joka perustuu standardoituun ja konfiguroituun työprosessiin ei sinänsä ole mitään uutta, sillä kyse on automaattisesta tietojenkäsittelystä eli ATK:sta.

Vanhakantaisten ohjelmistorobottien rinnalle on kasvanut tekoälyyn pohjautuvien itseoppivien ohjelmistorobottien kaarti, joka luo uutta hohtoa mielikuvaan perinteisistä ohjelmistoroboteista. Oleellista ohjelmistorobotiikassa on laajan tietoaineiston seulonta, mahdollinen tiedon jalostaminen sekä keskeisen tiedon kiteyttäminen ihmiselle miellyttävässä muodossa.

Poissaolojen seuraaminen oppilashallintojärjestelmästä tuntuu monen ohjaajan mielestä turhauttavalta työltä. Päätimme yhdessä toimintakuvausten päivitysten yhteydessä automatisoida prosessia ohjelmistorobotin avulla. Ohjaavat opettajat, täysi-ikäiset opiskelijat sekä alaikäisten opiskelijoiden huoltajat saavat säännöllisin väliajoin sähköpostiviestiä, jos tietyn ajanjakson ajalta sovittu poissaolojen lukumäärän raja ylittyy. Näin toimimalla säästämme työaikaa ihmisten väliseen vuorovaikutukseen, puutumme varhaisessa vaiheessa poissaoloihin ja tuotamme parempaa palvelua.

Myös huoltajilta saamamme palaute on ollut positiivista. Kehitystyö toteutettiin ketterästi ja ydintiimissä oli kolme jäsentä: ICT-koulutuksesta vastaava koulutuspäällikkö, tietoarkkitehtuurista vastaava kehittämispäällikkö ja ohjelmistosuunnittelija.

Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen alkuun pääsyyn tarvitaan sopiva rajapinta tietojärjestelmiin tai tietovarasto ja tietoarkkitehtuuriosaamista, jotta vaadittava tietomassa saadaan ylipäätään muodostettua. Ohjelmistorobotin luomiseen tarvitaan toiminnan prosessien sekä ohjelmistotekniikan syvää asiantuntemusta. Ulkopuolisen konsultin palveluita hankkiessa olisi hyvä olla jo jokin jalostunut ajatus siitä, mitä ja miten automatisoidaan. Digitalisaatio ei ole projekti, vaan prosessi.

Toiminnan automatisointi on jatkuvaa ja pitkäjänteistä työtä. Vaikka organisaatiossanne ei välttämättä vielä olisikaan digitalisaatiosta vastaavaa johtajaa, kehittäminen kannattaa aloittaa heti ja hankkia ideoita ja osaamista organisaation ulkopuolelta.

Takaisin